AI × 自動化で 「入札業務の負担」 が劇的に軽くなる未来へ
建設業の入札業務は、 「公告の見落とし防止」「複数の予定表管理」「PDF解析」「転記作業」など 膨大な手間が発生する業務です。
今回の企業様の管理方法では、
北海道開発局（開発）
北海道建設管理部（建管）
農政部（農政）
水産林務部（林務）
と 4つの発注機関に分けて案件管理を行っており、それぞれ書式も異なるため、 手作業での転記や管理はどうしても煩雑になりがちです。
今回、 「入札業務を可能な限り自動化したい」 というご相談をいただき、約1週間の間に AI公告解析システムの構築を行いました。
〜プロジェクトの結論〜
ほぼ全ての公告処理が、自動化できた
本プロジェクトでは、次のような機能をすべて自動化しました。
① 発注の見通し（Excel/CSV）の自動整形 → 統合マスタ化
発注者が異なり、書式が違う予定表も 独自ロジックで 1つの統合マスタへ自動整形して変換。
従来の 「貼る → 整える → 分類する」 という作業をワンクリックに。
② 公告PDFの文章をAIが解析し、必要項目を自動抽出
入札説明書には、例えば：
申請期間
入札期間
開札日時
落札決定
等級
技術者要件
提案書の要否
注意事項
変更通知の内容
概算金額（読み物として） など
複雑に散在する情報が多いですが、 AIが文章を構造的に読み取り、整理。
人間が読むより早く、しかも漏れなく抽出 できる形に。
③ 発注者 / 内容を元に “自動分類”
公告文から自動的に 「開発／建管／農政／林務」 のどれに該当するか判定。
予定表4枚（従来の管理方法）に自動振り分けします。
また、 既に担当者様が書いたコメントや入力内容は絶対に上書きしない というルールも実装し、担当者様が安心して使用できる仕様にしました。
④ 担当者が修正したいところだけ上書き可能
人の書いた内容は残しながら、 AIが抽出した箇所は 追記 されていく仕様のため、 現場の「後から気づいた発見」も自然と蓄積されていきます。
特に備考欄は強力で、
工事規模（CSV側の記載）、
AIが判断した金額候補（上書きせず追記）、
注意点のメモ、
変更通知など、
複数の情報を無理なく共存。
⑤ 入札ステータス管理も追加し、実務全体をカバー
担当者の要望を受け、
公告チェック
入札ステータス（参加予定 / 落札 / 不落 / 中止 など）
入札メモ（自由記述）
も追加。
「公告 → 読み取り → 分類 → 進捗管理 → 振り返り」 までを一本化して管理できるようにしました。
技術的なポイント
ここではアーキテクチャの 概念レベルのみ公開します。
GAS × AI API のハイブリッド構成
Google Apps Script により、
PDF/Docの取得
自動OCR
テキスト抽出
スプレッドシート操作
予定表ファイルへの振り分け
既存データの保持・追記
などをオートメーション化。
AI API は 文章構造解析・情報抽出・要件分類 に特化して活用。
✔ ファイル名と工事名の一致ロジック
公告文と予定表の対応付けは 独自アルゴリズム を使用。
これにより、担当者がファイルを格納するだけで 自動的に対象行へ紐付くように。
✔ 抽出ミス対策として「候補一覧」生成
AIが読み取れなかった場合も 別の候補を抽出して補助として提示。
ただのAI解析ではなく、 読み間違いを人が補正しやすい構造を設計。
✔ 予定表側の既存データは絶対に壊さない設計
手動編集
手動メモ
担当者の判断
上書きしたくない値
これらは保護しつつ 足りないところだけ AIが補完。
業務フローを変えずに AIを混ぜる構成です。
導入による効果 ・ 公告チェックの漏れがほぼゼロに
人間では追いきれない量の公告文でも AIが読み逃さず拾ってくれます。
・ 事務作業の時間が“半分以下”に
Excel整形・PDF読み取り・予定表転記が自動化され、 人が関わるのは判断と最終チェックのみ。
・4つのシートの管理が「一元化」
従来は発注者によって別々の運用でしたが、 統合マスタ → 自動分類 の構造により ズレ・漏れが発生しない形に。
・担当者の負担が軽減され、組織の大きな安心材料に
毎日・毎週のルーティーンが自動化され、 精神的負担・作業時間の両方が大幅に軽減。
今後の展望
画像PDFでも高精度に読み取れる OCRモデルとの連携
工種別AI分類のさらなる高精度化
API連携による入札ポータルの一元収集
など、さらなる発展も可能です。
〜まとめ〜
今回のプロジェクトは、 建設業界の入札業務DXの未来を体現した取り組みになりました。
人がやると大変な作業
手間が大きいのにミスが許されない作業
発注者ごとに書式もルールも違う作業
こうした業務が、AIと自動化の組み合わせで 「安全に・確実に・高速に」処理できるようになります。
建設業のこうした業務は まだ全国的にもDXがほとんど進んでいないため、 今回の取り組みはまさに 業務革新のモデルケース といえます。
導入をご検討の方へ
本システムは、建設会社・コンサル会社など 業務が類似する企業様でも導入可能です。
入札管理の負担を減らしたい
公告チェックを自動化したい
予定表の統合・一元管理をしたい
AIを業務に組み込みたい
高額＆高度なシステムは必要ない
という企業様は、お気軽にお問い合わせください。